Política de privacidad

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1. Identidad del Responsable del Tratamiento

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, Agrygan Insumos Agrícolas S.A.S. actúa como Responsable del Tratamiento de Datos Personales que sean recolectados a través de sus diferentes canales de comunicación y venta, tanto físicos como digitales. Agrygan es una sociedad legalmente constituida en Colombia, dedicada a la importación, distribución y comercialización de herramientas, equipos e insumos para la agricultura, especialmente en cultivos como palma de aceite, cítricos, café, aguacate y otros renglones del sector agropecuario. La presente Política de Privacidad aplica al tratamiento de datos personales de todos los usuarios, visitantes, clientes, proveedores, aliados comerciales y demás personas naturales cuyos datos personales se encuentren en las bases de datos de Agrygan, ya sea por relaciones comerciales, contractuales, informativas o de cualquier otra naturaleza. Agrygan se compromete a garantizar la protección, integridad, confidencialidad y adecuada administración de los datos personales recolectados, y a darles tratamiento conforme a los principios establecidos en la ley colombiana, como la legalidad, finalidad, libertad, veracidad, seguridad, transparencia y confidencialidad.

2. Marco Normativo Aplicable

Agrygan Insumos Agrícolas S.A.S. declara que el tratamiento de los datos personales recolectados se rige por la legislación vigente en Colombia, en especial por las siguientes normas:

2.1 - Normatividad principal en Colombia

Ley 1581 de 2012: Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. Esta ley establece los principios rectores, derechos de los titulares, obligaciones de los responsables y las condiciones para el tratamiento legítimo de información personal.

Decreto 1377 de 2013: Reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 y establece procedimientos para la autorización y tratamiento de datos personales recolectados antes de la expedición de dicha ley.

Ley 1266 de 2008: Relacionada con el manejo de datos personales crediticios, financieros, comerciales y de servicios, cuando corresponda.

Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC): Establece pautas para el cumplimiento de la obligación de registrar las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).

Constitución Política de Colombia (Art. 15): Reconoce el derecho fundamental de todos los ciudadanos a la intimidad personal y familiar, así como a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellos en bases de datos.

2.2 - Principios rectores del tratamiento

El tratamiento de los datos personales realizados por Agrygan se desarrollará en todo momento bajo los principios consagrados en la ley colombiana:

- Legalidad: El tratamiento es una actividad regulada y debe ajustarse a la ley.

- Finalidad: Los datos son recolectados con fines legítimos, explícitos e informados al titular.

- Libertad: El tratamiento sólo puede hacerse con consentimiento previo, expreso e informado del titular.

- Veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

- Transparencia: El titular puede acceder en cualquier momento a sus datos y conocer el tratamiento que se les ha dado.

- Seguridad: Se deben adoptar medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos.

- Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información.

2.3 - Normativa internacional de referencia

Aunque Agrygan opera dentro del territorio colombiano, toma como referencia normativa buenas prácticas internacionales sobre protección de datos, tales como:

Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea, en lo relativo a principios de transparencia, minimización del tratamiento y derechos del titular.

Normas ISO/IEC 27001 sobre gestión de la seguridad de la información, como guía técnica voluntaria.
 

3. Finalidad del Tratamiento de Datos Personales

Agrygan Insumos Agrícolas S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento, informa a los titulares de datos personales que la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, supresión o cualquier otra operación que constituya tratamiento de datos, se realiza exclusivamente para fines lícitos, autorizados y proporcionales a la relación que exista entre el titular y la empresa.

Las finalidades específicas del tratamiento de datos personales son las siguientes:

3.1 - Finalidades relacionadas con la relación comercial y contractual

• Gestionar el proceso de compra y venta de productos y servicios comercializados por Agrygan.
• Dar cumplimiento a obligaciones contractuales derivadas de la relación comercial, incluyendo facturación, logística, pagos, seguimiento de pedidos y servicio postventa.
• Responder solicitudes de cotización, asesoría técnica, garantía, devolución o soporte.

3.2 - Finalidades administrativas y legales

• Cumplir con requerimientos de autoridades administrativas, judiciales o fiscales, incluyendo la DIAN, Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), entre otras.
• Llevar a cabo procesos contables, fiscales, regulatorios, de auditoría interna y control interno.
• Verificar identidad, datos tributarios y/o antecedentes comerciales cuando sea necesario para cerrar acuerdos o prevenir fraudes.

3.3 - Finalidades de contacto y comunicación

• Contactar al titular para confirmar pedidos, coordinar entregas, resolver inquietudes o notificar novedades sobre su compra.
• Enviar información relacionada con cambios en políticas, términos legales o medidas de seguridad.

3.4 - Finalidades de marketing y fidelización

• Enviar comunicaciones publicitarias, promocionales o informativas sobre nuevos productos, servicios, eventos, descuentos, contenido técnico o campañas comerciales, siempre que el titular haya dado su consentimiento previo.
• Realizar encuestas de satisfacción, estudios de mercado o análisis de hábitos de consumo para mejorar la oferta comercial.
• Gestionar programas de fidelización, referidos o beneficios para clientes recurrentes.

3.5 - Finalidades tecnológicas y de experiencia de usuario

• Mejorar la experiencia del usuario dentro del sitio web, a través de análisis estadístico del comportamiento de navegación (mediante cookies u otras tecnologías similares).
• Detectar y prevenir accesos no autorizados, actividades fraudulentas, ataques informáticos o vulnerabilidades que puedan comprometer la seguridad de los datos o de la plataforma.
• Optimizar el diseño, contenido y usabilidad del sitio web en función del análisis del tráfico de usuarios.

4. Datos Personales que Recolectamos

Agrygan Insumos Agrícolas S.A.S. recolecta y trata datos personales de clientes, potenciales clientes, proveedores, visitantes del sitio web y otros titulares con los que se establezcan relaciones comerciales, contractuales, informativas o de atención. La recolección puede realizarse a través de medios digitales, físicos, telefónicos o electrónicos, incluyendo: formularios web, WhatsApp empresarial, correo electrónico, llamadas, redes sociales, visitas a eventos, ferias, puntos de venta o mediante procesos de importación y facturación.

A continuación, se detalla la información que puede ser recolectada y tratada, según el contexto:

4.1 - Datos de identificación y contacto

Nombres y apellidos, número y tipo de documento de identidad (cédula, cédula de extranjería, NIT, pasaporte), nacionalidad, dirección de residencia, entrega o facturación, número de teléfono fijo o celular, correo electrónico personal o corporativo, empresa o entidad a la que representa (si aplica), cargo o rol (en caso de contactos empresariales).
4.2 - Datos comerciales y transaccionales

Productos o servicios cotizados y adquiridos, historial de compras y pagos, información bancaria (solo cuando sea necesaria para pagos, reembolsos o devoluciones), condiciones comerciales acordadas (plazos, precios, descuentos, medios de pago), comprobante de pago o transacción, dirección de entrega, ciudad y transportadora preferida.

5. Almacenamiento, Seguridad y Confidencialidad

Agrygan Insumos Agrícolas S.A.S. se compromete a proteger los datos personales que recolecta, almacenando y gestionando dicha información bajo estrictos estándares de seguridad física, tecnológica y administrativa. El objetivo es evitar el acceso no autorizado, uso indebido, pérdida, alteración, divulgación o destrucción de los datos personales bajo su custodia.

5.1 - Almacenamiento

Los datos personales recolectados por Agrygan son almacenados en medios físicos y digitales controlados, y están protegidos con acceso restringido. Dependiendo del canal de recolección, los datos pueden conservarse en:

• Bases de datos internas alojadas en servidores propios o en la nube.
• Plataformas digitales contratadas por Agrygan para CRM, facturación, e-commerce, mensajería o soporte al cliente.
• Sistemas físicos de archivo (en el caso de documentos firmados, facturas o contratos).

El tiempo de conservación de los datos será el necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta política y con las obligaciones legales, contractuales o regulatorias aplicables. Finalizado este plazo, los datos serán eliminados o anonimizados, según corresponda.

5.2 - Medidas de seguridad implementadas

Agrygan ha adoptado medidas razonables y proporcionales al riesgo para garantizar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de los datos personales tratados. Entre dichas medidas se incluyen:

• Controles de acceso físico y digital a los lugares donde se almacenan los datos.
• Políticas de contraseñas seguras y autenticación de usuarios internos.
• Cifrado de información sensible, tanto en tránsito como en reposo, cuando la tecnología lo permite.
• Backups periódicos de las bases de datos críticas.
• Protección antivirus y firewalls en los dispositivos utilizados para el tratamiento.
• Restricciones de acceso por perfiles o roles dentro del equipo de trabajo.
• Evaluación de proveedores tecnológicos para garantizar que cumplan con estándares adecuados de seguridad de la información.

5.3 - Confidencialidad y manejo interno de la información

Todo el personal de Agrygan que interviene en el tratamiento de datos personales (directivos, colaboradores, contratistas o aliados) ha sido instruido en cuanto a su deber legal y ético de mantener la reserva y confidencialidad sobre la información que conoce en virtud de su cargo o función. Agrygan firma acuerdos de confidencialidad con empleados y terceros cuando el tratamiento de datos así lo amerita, y realiza revisiones periódicas de sus protocolos para prevenir incidentes de seguridad.

5.4 - Reporte de incidentes de seguridad

En caso de que Agrygan identifique un acceso no autorizado, pérdida o fuga de información personal, activará su protocolo interno de respuesta a incidentes, tomará medidas inmediatas para contener el daño, y notificará al titular afectado y a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en los términos que exige la ley.

6. Derechos del Titular de los Datos Personales
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, Agrygan Insumos Agrícolas S.A.S. garantiza a los titulares de datos personales el ejercicio pleno, efectivo y gratuito de sus derechos respecto al tratamiento de su información. El titular de los datos personales, o quien actúe en su nombre conforme a la ley, podrá ejercer los siguientes derechos:

6.1 - Derecho a conocer
El titular tiene derecho a solicitar y obtener información sobre los datos personales que Agrygan almacena, recolecta, procesa o utiliza. Esto incluye conocer el origen de los datos, la finalidad de su tratamiento, el uso que se les ha dado y si han sido compartidos con terceros.

6.2 - Derecho a actualizar y rectificar
El titular puede solicitar en cualquier momento la corrección o actualización de sus datos personales, cuando estos resulten ser parciales, inexactos, incompletos, desactualizados, falsos o cuando haya cambios en su situación personal o comercial.

6.3 - Derecho a suprimir los datos (derecho al olvido)
El titular puede solicitar, en los casos legalmente procedentes, la eliminación de sus datos personales de las bases de datos de Agrygan. Este derecho podrá ejercerse cuando:

• Se haya cumplido la finalidad para la cual fueron recolectados.
• El titular revoque su consentimiento.
• No exista un deber legal o contractual que justifique su conservación.

6.4 - Derecho a revocar la autorización
El titular podrá, en cualquier momento, revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, siempre que no exista un impedimento legal o contractual. La revocatoria no afecta la legalidad del tratamiento realizado con anterioridad.

6.5 - Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)
El titular podrá presentar ante la SIC quejas por infracciones a la normatividad sobre protección de datos, especialmente cuando Agrygan no haya atendido en debida forma una solicitud relacionada con sus derechos.

6.6 - Derecho a acceder a los datos de forma gratuita
El titular podrá acceder de manera gratuita a la totalidad de la información que haya sido objeto de tratamiento por parte de Agrygan. Este derecho se podrá ejercer al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales en la política.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, el titular deberá enviar una solicitud escrita a través de los canales oficiales de contacto:

• Correo electrónico: datos@agrygan.com
• Teléfono de atención: +57 315 516 3630
• Formulario de contacto: disponible en www.agrygan.com/contacto

La solicitud deberá contener como mínimo:

1. Nombre completo y documento de identidad del titular.
2. Descripción clara y precisa de la solicitud o derecho que desea ejercer.
3. Información de contacto (correo electrónico o teléfono).
4. En caso de representación, los documentos que acrediten la calidad de representante o apoderado.

Tiempos de respuesta establecidos por la ley:

• Consultas: dentro de los 10 días hábiles siguientes a la recepción.
• Reclamos (actualización, supresión, corrección, revocatoria): dentro de los 15 días hábiles.

Si la solicitud está incompleta, Agrygan requerirá al titular que subsane lo necesario dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción de la petición. En caso de no responder, se entenderá como desistida.

7. Vigencia de la Política de Privacidad
La presente Política de Privacidad entra en vigencia a partir de Enero 2025 y permanecerá vigente hasta tanto no se sustituya por otra de manera expresa. Cualquier cambio sustancial en su contenido será informado oportunamente a través del sitio web oficial de Agrygan, y en caso de modificaciones que afecten aspectos esenciales del tratamiento de los datos personales, se podrá solicitar nuevamente el consentimiento de los titulares, si así lo exige la ley.

Esta política forma parte integral de los Términos y Condiciones de uso del sitio web y de la relación comercial y contractual que Agrygan establece con sus clientes, usuarios, proveedores y demás titulares de datos personales. Su aceptación es un requisito para acceder a determinados servicios y funcionalidades ofrecidas por la empresa.

Para más información sobre el contenido, interpretación o aplicación de esta Política de Privacidad, los interesados podrán comunicarse con Agrygan Insumos Agrícolas S.A.S. a través de los canales dispuestos para la atención al cliente.

Última actualización: Enero 2025